項目抽出

「AI OCRで項目抽出できるって聞いたけど、実際どのくらいの精度で抽出できる？」「フォーマットがバラバラな帳票でも対応できるのか不安」「AIが項目を自動で取得できるのか」などの疑問を持っている人も多いと思います。

AI OCRの項目抽出機能は、ツールの選び方や設定次第で精度や対応できる帳票の範囲が大きく変わります。自社の帳票に合ったツールや使いやすい項目抽出機能を持ったものを選ばないと、期待した効果が得られずかえって現場の負担が増えてしまうケースもあります。

そこで記事では、AI OCRの項目抽出の仕組みや従来のOCRとの違い、メリット・デメリットを解説するとともに、ツールを選ぶときのチェックポイント、よくある質問をまとめています。

AI OCRの項目抽出機能とは

まず、AI OCRの項目抽出機能とはどのようなものかを説明します。

AI OCRの項目抽出の仕組み

AI OCRの項目抽出とは、帳票や書類をスキャン・撮影したデータから、必要な項目とその値の情報を自動で識別し取り出す機能です。

項目を指定することで、AIが該当する項目を自動で識別して、データを取り出します。たとえば請求書に対して取引先名、請求金額、支払期日などの項目を設定しておけば、書類のどの位置にその情報が記載されていても、AIが自動で判断して抽出します。

AIは読み取った文字の意味や前後の文脈を理解したうえで、「この数字は金額だ」「この文字列は会社名だ」といった判断を自動で行うことができます。読み取るだけでなく理解して分類するという処理が可能なのです。

従来のOCRとの違い

従来のOCRにおける項目抽出は、あらかじめ座標を指定した位置の文字を読み取る「座標指定型」が主流でした。

これは、帳票のフォーマットが決まっている場合は有効ですが、取引先ごとにレイアウトが異なる非定型帳票ではひとつずつ指定をせねばならず、フォーマットが変わるたびに設定を変更する手間が発生します。また、読み取り結果はテキストデータとして出力されるだけで、どの文字がどの項目に対応するかの判断は人間が行う必要がありました。

AI OCRの項目抽出であればAIが文字の意味や文脈を理解するため、フォーマットが異なる帳票でも指定した項目を自動で特定・抽出できます。出力データも項目ごとに構造化されるため、基幹システムやExcelへの連携もしやすくなります。

AI OCRで抽出できる項目イメージ

AI OCRで抽出できる項目は、帳票の種類によってさまざまです。項目抽出機能が有効な帳票と、帳票ごとの抽出項目のイメージは以下のとおりです。

帳票の種類	抽出できる項目例
請求書	取引先名・請求金額・支払期日・品目・数量・単価・適格請求書発行事業者登録番号・発行者印
発注書・注文書	発注先名・発注日・商品コード・商品名・数量・納期・金額・担当者署名
契約書	契約当事者名・契約日・契約期間・契約金額・支払条件・署名・捺印
申請書・申込書	氏名・住所・電話番号・申請内容・日付・自署・押印の有無
納品書・領収書	取引先名・発行日・品目・金額・消費税額・受領印・担当者印

また、単純な文字の抽出にとどまらず、ツールによっては複数の明細行から特定費目だけを合計して計算したり、帳票の種類を自動で振り分けたり、契約条件への適合をYes/Noで判定したりといった処理が行えるものもあります。

AI OCRの項目抽出機能が重要な理由

では、AI OCRにおいて項目抽出機能が重要なのはなぜでしょうか。

手入力では課題が発生する

帳票処理を手入力で行うことで、さまざまな課題が生じます。

まず、入力ミスのリスクです。請求金額や商品コード、支払期日といった数字や文字の転記はヒューマンエラーが発生しやすく、ミスが起きた場合には修正対応や取引先への確認、謝罪対応といった追加作業が発生します。

次に、工数の膨大さです。取引先が多い企業では、毎月数百〜数千件の帳票を処理する必要があり、担当者が長時間を転記作業に費やすケースも少なくありません。月末の締め作業に残業が集中するといった状況も、手入力による帳票処理が原因であることが多いです。

非定型帳票への対応ニーズ

項目抽出による帳票処理の自動化を検討する企業の多くが直面する課題が、取引先ごとにフォーマットが異なる非定型帳票への対応です。

取引先ごとに請求書や発注書のフォーマットが異なるケースは珍しくなく、レイアウトや項目の配置、記載ルールがバラバラな帳票を大量に処理しなければならない企業も少なくありません。取引先が増えるほどフォーマットの種類も増え、担当者の負担はさらに膨らんでいきます。

また、新しい取引先が加わるたびに対応の工数が増加するため、取引量の拡大に対応しきれなくなるリスクも生じます。こうした課題を解消する手段として、フォーマットを問わず項目の値を自動抽出できるAI OCRへのニーズが高まっているのです。

インボイス制度・電子帳簿保存法への対応

インボイス制度や電子帳簿保存法への対応も、AI OCRの項目抽出が求められる背景のひとつです。

インボイス制度では適格請求書発行事業者登録番号や税率ごとの消費税額が正しく記載されているかを確認する必要があり、取引件数が多い企業では手作業での確認が大きな負担となります。電子帳簿保存法においても、取引先・取引日・取引金額といった項目での検索対応が求められるため、項目を自動で抽出・構造化できる仕組みが不可欠です。

これらの帳票においては、記載が求められる項目があらかじめ法令で定められているため、必要な項目を漏れなく・正確に抽出できるかどうかが法令対応の可否に直結するので求められているのです。

AI OCRの項目抽出機能のメリット

では、AI OCRの項目抽出機能を取り入れることでどのようなメリットが得られるのでしょうか。

位置指定作業の手間を減らせる

AI OCRの項目抽出機能を利用することで、位置指定作業の工数を抑えらえるというメリットが得られます。

従来のOCRでは、どの位置にある文字を読み取るかをあらかじめ座標で指定する必要があり、帳票のフォーマットが変わるたびに設定作業が発生していました。取引先の数だけレイアウトのフォーマットが存在する場合、その設定工数は膨大になります。

AI OCRの項目抽出機能であれば、抽出したい項目名を指定するだけで、AIが書類内の該当箇所を自動で判断して取り出します。座標指定のような事前設定が不要なため、新しいフォーマットの帳票が届いた場合でも、追加の設定作業をほとんどかけずに対応できるのです。

AIへの指示・確認の工数を減らせる

AI OCRには、書類全体の文字をAIがすべて読み取って出力するものがありますが、その場合、読み取ったテキストの中から必要な情報を取り出すには、人間が確認・仕分けを行うか、AIに対して「この中から請求金額を探して」といった指示を都度入力する必要があります。処理する帳票の数が多い場合、この確認・指示の工数が積み重なり、大きな負担となります。

項目抽出機能があれば、あらかじめ「取引先名」「請求金額」「支払期日」といった抽出したい項目を登録しておくだけで、帳票をアップロードするたびに自動で該当項目の値が取り出されます。都度AIへの指示が不要なため、大量の帳票を処理する場面でも効率よく作業を進めることができるのです。

フォーマットが異なる帳票でも一括で処理できる

フォーマットが異なる帳票を一括で処理できる点も、AI OCRの項目抽出機能の大きなメリットです。

これまでのOCRツールでは、フォーマットが異なる帳票ごとに座標指定などの設定が必要でした。取引先が増えるたびに設定作業が発生し、帳票の種類が多い企業ではその工数だけでも大きな負担でしょう。

AI OCRの項目抽出機能であれば、フォーマットが異なる帳票が混在していても、同じ設定のまま一括でアップロードして処理することができます。AIが帳票ごとに該当項目の位置を自動で判断するため、フォーマットの違いを意識せずに処理を進められ一括で処理できるのです。

属人化を防げる

AI OCRの項目抽出機能を利用することで、属人化を防げる可能性があります。

帳票処理を手作業で行っている場合、担当者それぞれの経験や慣れによって処理の速度・精度だけでなく、データの入力表記にもばらつきが生じやすくなります。例えば、同じ会社名でも「株式会社」と「㈱」が混在したり、日付の表記形式が担当者ごとに異なったりする場合などです。

AI OCRの項目抽出機能を活用することで、誰がアップロードしても同じルールで項目が抽出・出力されるため、表記の揺れも防ぎやすくなります。処理のルールがシステム側に組み込まれることで、担当者が変わっても業務品質が一定に保たれ、組織全体での処理の標準化が実現できるでしょう。

項目抽出機能があるAI OCRのチェックポイント

では、実際にAI OCRのツールを導入するときには、どのようなポイントをチェックすべきでしょうか。

自社の帳票に合っているか

AI OCRの項目抽出機能を活用するうえで、まず確認すべきは自社が扱う帳票に対応できるかどうかです。

ツールによっては、請求書や発注書といった一般的なビジネス文書には対応していても、業種特有の複雑なフォーマットの項目、訂正線や押印が文字に重なっている項目、複数ページにまたがって項目が記載されている書類、罫線がなくスペースだけで区切られた非定型帳票などには対応できないケースがあります。

自社が扱う帳票の種類・形式・品質を事前に整理したうえで、それらに対応できるかどうかを無料トライアルで実際に検証してから導入を判断するのがよいでしょう。

テンプレート設定の柔軟性

テンプレート設定の柔軟性も、AI OCRツール選定時の重要なチェックポイントです。

項目抽出機能を持つAI OCRでは、抽出したい項目をテンプレートとして登録することで、以降の帳票処理を自動化できます。このテンプレートの設定方法はツールによって異なり、抽出したい項目名を自然言語で入力するだけで設定できるものもあれば、座標や条件を手動で細かく設定する必要があるものもあります。

特に確認しておきたいのが、実際に読み取った帳票の結果をもとにテンプレートを自動生成できるかどうかです。この機能があれば、帳票をアップロードしてAIに読み取らせるだけでテンプレートのベースが自動で作成されるため設定の工数を削減できます。

既存システムとの連携

既存システムとの連携も、導入前に確認しておくべき重要なポイントです。AI OCRで項目を抽出しても、そのデータを基幹システムや会計ソフト、ERPなどへ手動で入力し直す必要がある場合、自動化の恩恵が半減してしまいます。

抽出したデータをCSV形式でダウンロードして既存システムに取り込めるかどうか、またAPIを通じて直接システム間でデータを連携できるかどうかを確認しておきましょう。

セキュリティ・法令対応の要件を満たしているか

セキュリティ・法令対応の要件を満たしているかどうかも、導入前に必ず確認したほうがよいポイントです。帳票には取引先情報や金額、個人情報といった機密性の高いデータが含まれるため、セキュリティ体制の確認は欠かせません。

確認すべき主な項目としては、2段階認証やIPアドレス制限・パスワードロックといったアクセス制御の仕組み、通信・データの暗号化、誰がいつどのデータにアクセスしたかを記録する監査ログ機能、ISO 27001・27017などの国際的なセキュリティ認証の取得状況、自社データがAIの学習に使用されないオプトアウト対応などです。また、クラウドではなく自社サーバー上で運用できるオンプレミス対応の可否なども確認しておくとよいでしょう。

サポート体制・導入支援の内容

サポート体制や導入支援の内容も、ツール選定時に確認しておくべきポイントです。AI OCRは導入して終わりではなく、テンプレートの設定や運用定着までに一定の工数がかかるため、どこまでサポートしてもらえるかが導入後の成否を左右します。

確認しておきたい主なサポート内容としては、テンプレート作成の代行、既存システムとの連携設定の支援、導入時の操作研修の提供、導入後の問い合わせ対応窓口の有無と対応時間、読み取り精度が低い場合のチューニング対応などが挙げられます。

特に社内にITの専門知識を持つ担当者がいない場合は、初期設定から運用定着まで伴走してくれるサポート体制が整っているかどうかを重点的に確認することをおすすめします。

項目抽出機能があるAI OCRツールを厳選

スマートOCR

スマートOCRは、抽出したい項目のキー（項目）とバリューを設定することで、位置指定せずともデータを取得できるAI OCRツールです。項目を設定せずともバリューだけを抽出することが可能で、データ取得の効率を高めることができます。項目やバリューをもとに、AIが⾃動でテンプレートを設定してくれるので、テンプレート設定の手間も抑えられます。

会社名を読み取った場合に会社コードを表示するように、あらかじめ登録したマスターデータと抽出項目を紐づけて自動で値を表示することが可能。抽出したデータをCSVで出力し、基幹システムに読み込むことができます。

運営元のインフォディオ社はISO 27017を取得しているだけでなく、2段階認証やIPアドレス制限、パスワードロック、パスワード制限などの機能も充実しているのでセキュリティ面でも安心です。

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RECERQA Scan

RECERQA Scanは、抽出したい項目と形式を日本語で指示するだけで、フォーマットごとの個別設定や事前学習なしにあらゆる帳票をデータに変換できるAI-OCRです。

製品カタログや健康診断書など複雑な表形式の帳票の項目なども読み取れ、CSV出力で既存システムにも取り込みやすいです。金融機関・地方自治体などでも導入実績があり、高いセキュリティ機能を満たしています。無料での精度検証依頼や資料ダウンロードが可能で、簡易的なトライアルプランも用意されています。

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Flax Scanner HUB

Flax Scanner HUBは、抽出したい項目を設定するだけで定型・非定型どちらの帳票からも情報を抽出できるAI OCRツールです。事前学習不要で読み取れる柔軟性に加え、少量データでノーコード学習できるFew-Shot学習機能や、各種システムとのAPI連携にも対応しています。

提供元のシナモンAIはPマーク・ISMS認証を取得しており、機密性の高い帳票データも扱いやすい体制です。導入前のヒアリングから仕様提案までのサポートもあり安心です。電子帳簿保存法対応などの詳細は要問い合わせとなります。

「Flax Scanner HUB」はこちら