AI OCRが有効な帳票の種類

従来のOCRは定型フォーマットにしか対応できないケースが多く、結局は人の手で入力や修正をする必要がありました。しかしAI OCRなら、非定型帳票や複雑なレイアウトでも高精度に読み取りができ、業務全体の効率化につながります。

AI OCRが読み取れる帳票の種類や特徴、業務分野別にAI OCRが活用できる帳票について詳しく解説します。

AI OCRは幅広い帳票に活用できる

AI OCRは幅広い帳票に活用できます。従来のOCRと異なり、レイアウトの違いや手書き文字にも柔軟に対応できるため、さまざまな形式の帳票を正確に読み取ることが可能です。

さらに、AIの機械学習機能により多様なフォーマットを自動で認識し、文字の傾きや書き手の癖にも対応できます。これにより、帳票処理業務を自動化し、入力や修正といった手作業の負担を大幅に削減できるのです。

幅広い帳票に対応できるAI OCRを導入すれば、バックオフィス業務の効率化とコスト削減を実現でき、人的リソースをより付加価値の高い業務へと振り分けることが可能になります。

AI OCRが読み取れる帳票の種類

AI OCRが読み取れる帳票の種類を解説します。

注文書

注文書とは、企業や個人が商品やサービスを購入する際に、取引先に対して発注内容を正式に伝えるための帳票です。主に「いつ・誰に・何を・いくつ・いくらで」発注するのかを明記し、取引の証拠となる役割を果たします。

記載される主な項目には、発注日、発注者情報、納品先、商品名や商品コード、数量、単価、金額、納期などが含まれます。紙でやり取りされる場合もありますが、近年ではPDFやExcel、Webシステムを通じた電子注文書も増えており、企業間取引において不可欠な文書のひとつです。

AI OCRを導入することで、発注日、取引先名、商品コード、品名、数量、単価、合計金額などの情報を自動的に読み取ることができます。また、FAXやPDFで受け取った注文書にも対応できるため、さまざまな取引先とのやり取りを効率化し、在庫管理や基幹システムへのデータ連携をスムーズに行えるのが大きなメリットです。

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請求書

請求書とは、商品やサービスを提供した側が取引先に対して代金の支払いを求めるために発行する帳票です。取引の証拠となるだけでなく、会計処理や資金管理においても重要な役割を担います。

一般的に記載される項目は、発行日、請求先の会社名や担当者名、支払期日、請求金額、振込先口座、取引内容の明細（商品名、数量、単価、金額など）です。これらの情報は、正確な支払処理や経理業務に直結するため、誤りが許されない帳票のひとつといえます。

AI OCRを活用することで、請求日、取引先名、金額、支払期日などの情報を自動的に抽出し、会計ソフトやERPシステムに連携することが可能です。異なるフォーマットやレイアウトの請求書にも柔軟に対応できるため、経理担当者の手入力作業を削減し、支払処理の効率化とミス防止に大きく貢献します。

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業務分野別でAI OCRが活用できる帳票

AI OCRは、業務の種類ごとに利用できる帳票が異なります。ここでは、代表的な業務分野ごとに活用される帳票の例を紹介します。

経理・財務部門で使う帳票

経理・財務部門では、日々の取引処理や決算業務に欠かせない多様な帳票が存在します。代表的なものに、請求書、領収書、支払通知書、経費精算書などがあります。

帳票名	概要
請求書	取引先に代金の支払いを依頼するための帳票で、発行日や支払期日、請求金額などが明記される。
領収書	実際に支払いが行われたことを証明する文書であり、税務処理や経費精算の証拠としても利用される。
支払通知書	企業が取引先に対して「いつ・いくらを支払うのか」を通知するもので、取引の透明性を確保する役割を持つ。
経費精算書	従業員が業務で使用した交通費や接待費などを会社に請求する際に用いられる帳票。

これらの帳票には、取引先名、発行日、支払期日、金額、税区分、振込先口座といった重要な情報が含まれており、正確なデータ化が不可欠です。

営業・販売管理で使う帳票

営業・販売管理の分野では、取引の受発注や売上管理に関わる帳票が多く使用されます。代表的なものには、注文書、見積書、納品書、契約書などがあります。これらは取引内容を明確化し、顧客や取引先との信頼関係を築くうえでも欠かせない文書です。

帳票名	概要
注文書	顧客が商品やサービスを発注する際に発行される帳票で、「いつ・誰に・何を・いくつ・いくらで」発注するかを明記する。
見積書	商品やサービスの提供に先立ち、価格や条件を提示するための帳票で、取引成立前の重要な確認資料となる。
納品書	商品やサービスを納品した際に添付される帳票で、納品日や納品内容、数量などが記載される。
契約書	取引条件や権利義務を明確にするための文書であり、法的な証拠としての役割を持つ。

これらの帳票には、顧客名、発行日、商品名や数量、取引金額、契約条件など重要な情報が含まれています。AI OCRを活用すれば、受発注データや取引条件を自動でシステムに取り込み、営業活動の効率化や売上管理の精度向上につなげることが可能です。

人事・労務管理で使う帳票

人事・労務管理の分野では、従業員の入退社や勤怠、給与、福利厚生に関わる帳票が多く使用されます。代表的なものには、雇用契約書、入社・退職関連書類、勤怠表、給与明細、各種申請書（休暇申請書・経費申請書など）が含まれます。これらの帳票は、従業員情報や勤務状況、給与計算の根拠となる重要なデータを記録する役割を持っています。

帳票名	概要
雇用契約書	従業員と会社の間で雇用条件や権利義務を明確化するための文書。
勤怠表	従業員の出勤・退勤時間、休暇・残業時間などを記録する帳票で、給与計算や労務管理の基礎データとなる。
給与明細	従業員に支払われる給与の内訳を明示する帳票で、税金や社会保険料の控除額も記載される。
休暇・経費申請書	従業員が休暇取得や業務経費の精算を申請する際に使用する帳票。

AI OCRを活用することで、これらの帳票から従業員情報や勤務実績、申請内容を自動的に抽出し、人事システムや給与計算システムに取り込むことが可能です。これにより、手作業による入力ミスを防ぎ、業務効率や正確性を大幅に向上させることができます。

購買・調達分野で使う帳票

購買・調達業務では、商品やサービスの発注から受領、支払いまでの一連のプロセスを管理するための帳票が使用されます。代表的なものには、注文書、見積書、納品書、発注請書などがあります。これらの帳票は、取引内容を正確に記録し、在庫管理や仕入管理、コスト管理に不可欠な役割を果たします。

帳票名	概要
注文書	取引先に対して商品やサービスを発注する際に発行される帳票で、発注内容や数量、単価、納期などを明記する。
見積書	商品やサービスの購入に先立ち、価格や条件を取引先に提示するための帳票で、発注判断の基礎資料となる。
納品書	発注した商品やサービスが納品されたことを確認する帳票で、納品日や納品数量、内容が記載される。
発注請書	取引先からの注文を正式に受諾したことを確認する帳票で、発注内容や納期の合意を証明する。

AI OCRを活用することで、これらの帳票から発注情報や納品情報を自動的に抽出し、購買管理システムや在庫管理システムに連携できます。これにより、入力作業の削減や処理の迅速化、人的ミスの防止が可能となります。

物流・配送分野で使う帳票

物流・配送業務では、商品や資材の入出荷、配送、受領に関わる帳票が使用されます。代表的なものには、送り状、配送伝票、受領書、納品書などがあります。これらの帳票は、配送状況の把握や在庫管理、取引の証拠として重要な役割を果たします。

帳票名	概要
送り状	配送する商品の送り先や発送元、品名、数量を記載する帳票で、配送過程の管理や追跡に使用される。
配送伝票	商品の出荷や配達の詳細情報を記録する帳票で、配送ルートや日時、担当者情報などが含まれる。
受領書	納品物が正しく届いたことを確認する帳票で、受取日や受領者名、数量を明記する。
納品書	出荷した商品やサービスの内容・数量・納品日などを記載した帳票で、顧客への確認資料としても利用される。

AI OCRを活用することで、これらの帳票から配送情報や受領データを自動的に抽出し、物流管理システムや在庫管理システムに連携できます。これにより、入力作業の削減、業務効率化、配送ミスの防止が可能になります。