OPTiM 文書管理 with AI-OCR

OPTiM 文書管理 with AI-OCRとは

「OPTiM 文書管理 with AI-OCR」は、株式会社オプティムが提供する、あらゆる文書をAIで効率的に管理できるクラウドサービスです。

あらかじめ設定した項目をもとに、AIが自動で文書を判別し台帳を作成。手書き文字や非定型フォーマットの書類、画像データを含む文書にも対応しており、高精度なAI-OCRによるデータ化が可能です。これにより、これまで人手で行っていたデータ入力や転記作業の工数を大幅に削減することができます。

取り込んだデータは大容量ストレージ上で一元管理され、全文検索や権限設定などの管理機能も標準搭載。文書の保管から検索、活用までをオールインワンで実現し、文書管理業務全体の効率化と精度向上を支援します。

OPTiM 文書管理 with AI-OCRの特徴

高度なAI機能

OPTiM 文書管理 with AI-OCRには、高度なAI機能が備わっています。AIを活用することで、スキャンした帳票やPDFなどの非定型文書の情報を高精度で取得します。

文書をアップロードするだけでAIがフォーマットごとに自動分類を行い、あらかじめ設定したカスタムフィールドに基づいて必要な情報を抽出し、管理台帳を自動で作成します。レイアウトや記載方法が文書ごとに異なる場合でも、AIを用いて内容を解析するため、画一的な帳票でなくても柔軟に対応可能です。

また、「ここまで取得したい」「この項目は除きたい」といったカジュアルな口語表現でAIに指示できるのも特徴のひとつです。

文書管理、検索機能も

OPTiM 文書管理 with AI-OCRは、文書の読み取りだけでなく、管理・検索までを一体で提供するオールインワンの文書管理サービスです。AI-OCRによるデータ抽出に加え、大容量ストレージや管理台帳機能を備えており、外部出力に頼らずシステム内で文書管理を完結できます。

紙文書のスキャンデータから、Excel・WordなどのOfficeファイルまで、AI-OCRで文字データを抽出し、ファイルを横断した検索が可能です。文書に記載されたキーワードを入力するだけで、該当するファイルをすばやく見つけることができます。

従来のオンプレミス型文書管理システムと比べ、必要な機能をクラウド上で統合することで無駄な運用を省き、正確性の高い文書管理を実現することができます。

OPTiM 文書管理 with AI-OCRの料金プラン

プラン	スターター	ビジネス	エンタープライズ
初期費用	無料	無料	無料
月額料金（税抜）	100,000円	150,000円	要問合せ
ストレージ容量上限	300GB	1TB	1TB〜
AI解析機能（非定型or定型）	1,000件／年	3,000件／年	3,000件〜／年

OPTiM 文書管理 with AI-OCRの口コミ・事例

OPTiM 文書管理 with AI-OCRの口コミ・導入事例には以下のようなものがあります。

手書きの帳票のデータ入力作業を大幅に効率化

横浜銀行では、手書きで記入された契約書のデータ入力業務にOPTiM 文書管理 with AI-OCRを導入。従来は複数名の担当者が手作業で入力を行っており、確認作業も含めて多くの工数がかかっていましたが、入力作業の自動化によって全体の工数を約3分の2まで削減することに成功したそうです。

また、杉養蜂園では導入前には手書きの会員登録用紙をすべて手入力しており、データが到着した翌日までに入力する必要があったため、業務時間外での作業が発生するケースがあったとのこと。しかし、OPTiM 文書管理 with AI-OCRを導入したことで入力作業の大部分を自動化でき、1日あたり約6時間分の業務削減を実現できたとのことです。

経緯報告書の台帳化を自動化

宿泊・飲食サービス業のクライアントでは、年間約300件発生する経緯報告書の台帳転記作業に多くの工数がかかり、1件あたり約2時間を要する属人的な業務が課題となっていました。

OPTiM 文書管理 with AI-OCRを導入したことで、LLMを活用し、報告書をアップロードするだけで画一的なルールに基づく台帳化を自動化。処理時間は2時間から10分へと短縮され、作業工数を92％削減しました。さらに、閲覧・削除・ダウンロード権限の制御により、監査対応や情報管理の強化も実現できたとのことです。

稟議書の台帳化と検索性向上で工数削減

食料品製造業の会社では、年間約1,300件発生する稟議書の管理が課題となっていました。稟議書は非定型フォーマットが多く、台帳転記に手間がかかるうえ、紙やPDFで部門ごとに管理されていたため、過去の類似稟議を探すのにも時間を要していたとのことです。

OPTiM 文書管理 with AI-OCRを導入したことで、稟議書をアップロードするだけでAIが自動で台帳を作成。台帳入力時間は1件あたり8分から1分へと短縮され、約88％の工数削減を実現できたそうです。さらに、全文検索やAND検索などの高度な検索機能により過去事例の参照が容易になり、共有グループ設定によって部門を横断した情報共有もスムーズになっています。

OPTiM 文書管理 with AI-OCRのFAQ

非定型書類にも対応できる？

対応可能です。あらかじめ文書の分類ルールや抽出項目を設定することで、AIが文書内容を解析し、自動的に分類および項目抽出を行います。

期限通知機能はある？

あります。日付形式の項目を設定、通知日数を指定することで、指定日数前に通知が送信されます。

定型書類の対応は可能？

対応可能です。あらかじめ書類の種類ごとに設定を行うことで、定型フォーマットの書類を自動で仕分けし、必要な情報を取り込みます。

アクセス制限は可能？

可能です。ユーザー・グループ単位で、文書ごとの閲覧や編集、削除、ダウンロード権限を詳細に制御できます。

サービスはクラウド型？

クラウド型です。システム構築不要で、Webブラウザからすぐに利用開始できます。

サービスはクラウド型？

クラウド型です。システム構築不要で、Webブラウザからすぐに利用開始できます。

LLMを使った解析とは？

アップロードした文書の情報をAIが読み取り、管理台帳に設定したカスタムフィールド情報を自動で抽出・入力する機能です。

操作説明やトレーニングはある？

導入時に操作マニュアルの提供、必要に応じてオンラインでの操作説明が可能です。