本当に読み取り作業がラクになる
AI OCRとは？
AI OCR徹底比較ガイド
請求書
「請求書の処理に時間がかかりすぎる」「請求書の入力作業をもっと効率化したい」「AI OCRって本当に役立つの？」など、疑問に思っている人も多いのではないでしょうか。
請求書の処理業務は経理部門の大きな負担となり、手入力のままではヒューマンエラーや作業時間の増加につながります。そのため、AI OCRを活用して請求書処理を自動化することが重要です。
この記事では、請求書OCRの仕組みやメリットAI OCRの選び方、さらにおすすめのAI OCRツールについて詳しく解説していきたいと思います。
請求書のデータ化はAI OCRが有効
請求書処理を効率化するためには、AI OCRを活用したデータ化が有効です。
従来は請求書の内容を人の手で入力する必要があり、時間やコストがかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーのリスクも避けられませんでした。AI OCRであれば、紙やPDFの請求書から日付・金額・取引先情報などを自動で読み取り、正確にデータ化することが可能です。
さらに、近年のAI OCRは手書き文字やレイアウトが異なるフォーマットにも柔軟に対応できるため、あらゆる請求書をスムーズに処理できます。このように、AI OCRを導入することで請求書業務の自動化が進み、経理担当者はより付加価値の高い業務に集中できるようになるのです。
AI OCRで読み取れる請求書の項目例
AI OCRを導入すると、請求書に記載されているさまざまな項目を自動で読み取ってデータ化できます。読み取れる項目としては以下のようなものがあります。
請求書番号や発行日といった基本情報だけでなく、取引先や請求元の会社情報、振込先口座なども正確に抽出可能です。さらに、商品名・数量・単価などの取引明細や、合計金額・消費税といった金額情報、さらには支払期日や支払方法といった支払条件まで網羅的に読み取ることができます。
請求書をAI OCRでデータ化するメリット
請求書をAI OCRでデータ化することのメリットとはどのようなものでしょうか。
手入力作業の削減と効率化
請求書処理においては、AI OCRを導入することで手入力作業を大幅に削減し、業務全体の効率化を実現することができます。
経理業務では請求書番号や取引先名、金額などを人が入力する必要があり、その作業は膨大かつ単調で時間を要します。AI OCRを活用すれば、請求書を自動で読み取り、データとして抽出できるため、人の手による入力作業を最小限に抑えることが可能です。
その結果、業務時間の短縮だけでなく、担当者がチェックや分析などより付加価値の高い業務に注力できるようになるでしょう。
データの精度向上と入力ミス防止
請求書をAI OCRでデータ化することで、入力ミスを防ぎ、データ精度を向上させることが可能です。
人の手による入力作業は、数字の打ち間違いや項目の抜け漏れなどの人的ミスが発生しやすいものです。AI OCRは文字や数字を自動で読み取るため、人間が行う作業に比べて入力精度が高く、データの正確性を確保できます。これにより、請求書処理の信頼性が大幅に向上します。
また、最新のAI OCRは手書き文字や複雑なレイアウトの請求書にも対応可能で、従来のOCRよりもはるかに精度が高くなっており、幅広い形式の請求書を正確に処理できるようになっています。
電子帳簿保存法やインボイス制度への対応
請求書をAI OCRでデータ化することは、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応に有効です。
電子帳簿保存法やインボイス制度では、紙の請求書をそのまま保存するのではなく、電子データとして正確に管理することが求められています。AI OCRを活用すれば、請求書の内容を自動的にデータ化し、適切な形式で保存することができるため、法制度の要件を満たしやすくなります。
また、インボイス制度では適格請求書に基づく正確なデータ管理が必要ですが、AI OCRによる読み取りなら入力ミスを減らし、システム連携で一元管理もしやすくなります。
クラウド会計ソフトとのスムーズな連携
請求書をAI OCRでデータ化することで、クラウド会計ソフトとのスムーズな連携が可能になります。
クラウド会計ソフトは仕訳や帳簿管理を自動化できる便利なツールですが、その精度は入力データの正確さに依存しています。AI OCRを活用して請求書をデータ化すれば、正確な金額・日付・取引先情報を自動で抽出し、クラウド会計ソフトに即座に取り込めるため、入力作業の効率化と精度向上につながるのです。
従来の手入力では請求書1枚ごとに金額や日付を転記する必要があり、入力ミスや作業時間の増大が課題でした。しかしAI OCRを導入すれば、スキャンした請求書から必要な情報を瞬時に抽出し、主要なクラウド会計ソフトに自動連携できます。これにより会計担当者は確認や承認といった付加価値の高い業務に時間を割けるようになります。
請求書読み取りのためのAI OCRの選び方
請求書を読み取るためのAI OCRツールを選ぶときには、抑えたほうがよいポイントがあります。
重要項目の読み取り精度が高いものを選ぶ
AI OCRを選ぶ際には、金額・日付・取引先名・請求番号といった重要項目を正確に読み取れるかどうかが最も大切です。これらの項目は会計処理やインボイス制度への対応に直結するため、誤認識があると後続の業務に大きな影響を与えます。例えば、金額の桁を読み間違えるだけで仕訳が誤り、税務上のリスクにつながることもあります。
近年のAI OCRはディープラーニングを活用して読み取り精度を高めていますが、ツールによって得意・不得意な書式があるため、導入前にサンプル請求書を使ったテストを行うと安心です。重要項目の精度が高いツールを選ぶことで、請求書処理の効率化と正確性を両立できるでしょう。
項目指定ができるサービスを選ぶ
AI OCRを導入する際には、必要な項目を自由に指定できるかどうかも重要なポイントです。
請求書のフォーマットは企業や取引先ごとにレイアウトが異なるため、エリアを1つひとつ指定しなければならないOCRでは、設定や運用に手間がかかってしまいます。その点、項目指定が可能なサービスであれば、「支払期日」や「振込先口座」など特定の項目を自動で認識して抽出できるため、作業負担を大幅に軽減することが可能です。
さらに、自社独自の管理項目や仕訳に必要な補足情報も指定できるサービスであれば、会計ソフトやERPとのデータ連携もスムーズになり、業務全体の効率化につながります。項目指定機能を備えたAI OCRを選ぶことで、柔軟性の高い請求書処理が実現できるでしょう。
運用フロー、システムに合った連携方法を確認
AI OCRを導入する際には、自社の運用フローや既存システムに合った連携方法を確認することが大切です。
どれほど高性能なAI OCRであっても、自社の会計システムやワークフローに適合していなければ、データを取り込む際に追加作業が発生し、かえって効率が落ちてしまいます。適切な連携方法を確認することで、OCRで読み取ったデータを自動的に会計ソフトやERPへ取り込み、シームレスな業務運用を実現できます。
例えば、CSV出力のみ対応のOCRを選んでしまうと、クラウド会計ソフトに手動でアップロードしなければならず、二度手間が発生します。しかし、API連携やクラウドソフトとの自動同期に対応したサービスであれば、請求書を読み取った瞬間に仕訳が作成されるなど、業務のスピードと正確性が大きく向上するでしょう。
サポート体制を確認
AI OCRを導入する際には、ツールそのものの性能だけでなく、提供会社のサポート体制を確認することも重要です。導入直後は設定方法や運用に慣れるまでのサポートが欠かせず、特に請求書のフォーマットに合わせたテンプレート作成を自社で行うのは大きな負担になります。そのため、ベンダー側が初期のテンプレート作成を代行してくれたり、手伝ってくれたりするかを確認しておきましょう。
また、トラブル時に迅速に対応してくれる問い合わせ窓口や、マニュアル・研修体制の有無も、運用を安定させるために欠かせない要素です。AI OCRを選ぶ際には、機能面だけでなくサポート体制の充実度も確認し、安心して長期運用できるサービスを選ぶことが大切です。
請求書読み取りにはスマートOCRがおすすめ
請求書の読み取りには、スマートOCRがおすすめです。スマートOCRはディープラーニングを活用した高精度の文字認識（読み取り精度99.8%）が可能であり、歪み補正やノイズ処理などの画像補正機能を備えており、非定型帳票にも対応しています。
さらに、エリア指定機能はもちろん、項目指定機能やAIによるテンプレート自動作成機能があり、読み取りの手間を大きく削減することができます。アフターサポートも充実しており、専任の担当者がついてテンプレート作成代行なども行ってもらえます。
請求書処理にスマートOCRを導入することで、これまで手入力や目視確認に多くの時間を割いていた業務を大幅に効率化できるでしょう。
