注文書

「注文書を手入力で処理するのが大変」「OCRで注文書を自動化できるって本当？」と考えている人も多いのではないでしょうか。

注文書のデータ化には、AI OCRを活用するのが有効です。ただ、AI OCRを利用するときには、そのメリットやリスクを理解した上で、適切なツールを利用する必要があります。

そこでこの記事では、注文書OCRを導入するメリットや、読み取れる項目の例、ツール選びのポイントまでを詳しく解説していきます。ぜひ参考にしてください。

注文書の読み取りができるAI OCRとは

注文書の読み取りが可能なAI OCRとは、人工知能を活用して紙やPDFの注文書に記載された文字や数字を自動で認識し、データ化するシステムのことです。注文書の情報は、取引内容の証拠として会計や税務の記録に必要であり、後でトラブルが発生した際の確認資料としても保存しなければなりません。

従来のOCRと比べ、AI OCRは手書き文字や非定型の書式にも対応できるため、さまざまな取引先の注文書を効率的に処理できます。さらに、読み取った情報は会計ソフトや在庫管理システムなどと自動で連携できるため、手作業による入力ミスや作業時間を削減することが可能です。

AI OCRで読み取れる注文書の項目例

AI OCRを導入することで、注文書に記載されているさまざまな項目を自動で読み取り、データ化することが可能です。主に読み取れる項目は以下の通りです。

項目	説明
注文番号	各注文書を識別するためのユニークな番号
発注日	注文が発行された日付
納品希望日	納品を希望する日付
取引先名	注文を発行した企業や担当者の名前
品目名	注文された商品の名称
数量	各商品の発注数量
単価	商品の単価
金額	数量×単価で計算される合計金額
支払条件	請求・支払に関する条件や期日
備考欄	特記事項や注意事項などの自由記載欄

AI OCRを活用すれば、注文番号や発注日といった基本情報だけでなく、取引先や発注元の会社情報、納品先や口座情報なども正確に抽出可能です。さらに、商品名・数量・単価などの取引明細や、合計金額・消費税などの金額情報、納品希望日や支払条件などの詳細情報まで網羅的に読み取ることができます。

注文書をAI OCRでデータ化するメリット

注文書のデータ化にAI OCRを利用することでさまざまなメリットが得られます。

手入力作業の削減による業務効率化

注文書の処理においては、AI OCRを活用することで手入力作業を削減し、業務効率化を実現できます。

注文書の情報を人が手入力する場合、1件ごとに時間がかかるうえ、入力ミスや確認作業などの工数も発生します。AI OCRを利用すれば、注文書の内容を自動でデータ化できるため、処理時間の短縮と人的リソースの削減が可能になります。その結果、担当者は煩雑な入力作業から解放され、より生産性の高い業務に集中できるようになります。

さらに、入力の正確性も高まるため、確認作業の負担も軽減されます。こうした効果は、特に人手不足の企業や取引量が急増する時期に大きなメリットとなります。AI OCRを導入することで、注文書の手入力作業を削減し、業務効率化を大きく前進させることができるのです。

データ精度の向上

注文書をAI OCRでデータ化することで、データ精度を大幅に向上させることができます。

手入力では数字や品番の誤入力など、ヒューマンエラーが発生しやすく、業務全体の信頼性を損なうリスクがあります。これに対し、AI OCRは機械学習によって文字認識精度を高めており、手書き文字や印刷のズレにも柔軟に対応可能です。そのため、人為的なミスを最小限に抑え、正確なデータを効率的に取得できます。結果として、在庫管理や請求処理といった後続の業務においても高い精度を維持できるようになります。

また、大量の紙の注文書を処理する場合、従来は入力者によって書式や入力内容にばらつきが生じていました。しかし、AI OCRを導入すれば常に一定のルールでデータ化でき、一貫性を保つことが可能です。その結果、誤入力に起因する納品ミスや請求トラブルのリスクを大幅に低減できます。

保管コスト削減

注文書をAI OCRでデータ化することで、紙媒体の保管にかかるコストを大幅に削減できます。

紙の注文書を保存するには、ファイリングやキャビネット、さらには倉庫スペースの確保が必要になり、長期的には高額な保管コストが発生します。しかし、AI OCRでデータ化すれば電子データとしてクラウドやサーバーに保存できるため、物理的なスペースや管理のための人件費を削減することが可能です。

また、紙の注文書の場合には書類を探し出す際にも膨大な時間と労力がかかっていました。AI OCRでデータ化すれば検索機能で瞬時に目的の注文書を呼び出せるため、時間のロスを防げます。さらに、電子化によって災害や紛失リスクも軽減され、管理の安全性も向上します。

システム連携による一元管理

注文書をAI OCRでデータ化したうえでシステムと連携させることで、業務データを一元管理できるようになります。

従来の注文書処理は、営業・購買・経理など部門ごとにデータを管理するケースが多く、入力の手間や情報の重複が発生しやすかったり、情報の共有が難しいという課題がありました。

AI OCRを活用して注文書を自動でデータ化し、基幹システムや在庫・会計システムと連携することで、入力作業を省略できすべての部門が同じデータを参照できるようになります。受注から在庫、請求処理までがリアルタイムに自動更新され、各部門が同じ正確な情報を即座に共有できます。その結果、情報の透明性が高まり、業務全体のスピードと精度が向上するのです。

注文書読み取りのためのAI OCRの選び方

注文書を読み取るためのAI OCRツールを選ぶときには、抑えたほうがよいポイントがあります。

読み取り精度が高いものを選ぶ

注文書をAI OCRで読み取る際には、読み取り精度が高いものを選ぶことが重要です。

注文書は取引先やフォーマットによってレイアウトや記載方法が異なるため、低精度のAI OCRを導入すると誤認識が増え、入力内容の確認や修正に多大な工数が発生してしまいます。高精度なAI OCRを利用すれば、数字や品番、品名といった重要な情報を正確に抽出できるため、後工程の業務効率化やデータ活用の精度向上につながります。

ツールを選ぶときには、精度を確認するとともに、フォントや記載ゆれ、さらには手書き文字にも対応しているものを選ぶのがよいでしょう。入力作業にかかる人件費や確認作業の時間を削減でき、正確なデータベースを迅速に構築できます。

項目指定ができるサービスを選ぶ

注文書をAI OCRで読み取る際には、項目指定ができるサービスを選ぶのがおすすめです。

エリアを手作業で指定するOCRでは、注文書ごとにフォーマットが異なるたびに設定を変更しなければならず、運用の負担が増えてしまいます。一方、項目指定が可能なAI OCRであれば、「発注日」「品番」「数量」など必要な項目を事前に定義しておくだけで、自動的にデータを抽出できるため、効率的に運用できます。

レイアウトが違っていても項目を認識して抽出できるため、日常的な入力作業の手間を削減できるだけでなく、データベース化やシステム連携の精度も向上します。

既存システムとの連携性を考慮する

注文書をAI OCRで読み取る際には、既存システムとの連携性を考慮することが大切です。

せっかくOCRで注文書をデータ化しても、既存の販売管理システムや在庫管理システムにスムーズに取り込めなければ、二重入力やデータ変換の手間が発生し、業務効率化の効果が半減してしまいます。そのため、導入段階から自社システムと相性の良いAI OCRを選ぶことが重要です。

例えば、AI OCRで抽出したデータがCSVやAPI経由で直接システムに連携できる場合、注文処理の自動化が進み、人的ミスの削減やリードタイム短縮につながります。AI OCRを導入する際には既存システムとの連携性を必ず考慮することで、注文書処理の自動化と業務効率化を実現できるのです。

サポート体制を確認

AI OCRを注文書の読み取りに導入する際には、提供元企業のサポート体制を必ず確認しておくことが大切です。

OCRツールは導入して終わりではなく、実際の運用を通じて初めて効果を発揮します。しかし、システムに慣れるまではテンプレートの作成に手間取ったり、操作方法で疑問が生じたりすることも少なくありません。こうした場面に備えて、テンプレート作成の代行や導入時の支援、トラブル時の迅速な問い合わせ対応といったサポートを提供しているかどうかが重要な判断基準となります。

一方で、サポート体制が不十分なサービスを選んでしまうと、導入後にトラブルが発生しても解決が遅れたり、運用の不便さから現場に余計な負担がかかったりする恐れがあります。そのため、安心して長期的に活用するためには、サポート体制の充実度をしっかりと確認しておくことが欠かせないのです。

注文書読み取りにはスマートOCRがおすすめ

注文書の読み取りには、スマートOCRの導入が非常に有効です。スマートOCRは、独自のAI文字認識エンジンと文字列エリア認識エンジンを組み合わせることで、最大99.8%という高い精度で文字を認識できます。さらに、ゆがみやノイズのある画像に対しても補正機能を備えているため、FAXやスマートフォンで撮影した注文書でも正確に処理できるのが特徴です。

また、書式が統一されていない非定型帳票にも柔軟に対応できる点は、他のOCR製品と比べた大きな強みです。AIが自動でテンプレートを生成し、抽出条件を識別する仕組みによって、事前に細かい設定を行う手間がほとんどありません。表形式や複雑なレイアウトの帳票でも、自動でデータを抽出できるため、多様な注文書にスムーズに対応できます。

エリア指定機能はもちろん、項目指定機能があり、読み取りの手間を大きく削減することができます。アフターサポートも充実しており、専任の担当者がついてテンプレート作成代行なども行ってもらえます。ぜひご利用ください。